Digitalna transformacija podjetja pomeni celostno spremembo organizacije oziroma podjetja ob uporabi ali prenovi IKT z namenom večje produktivnosti, rasti in konkurenčnosti podjetja. Digitalizacija skupaj z optimizacijo delovnih procesov in poslovanja, dviguje produktivnost, oblikuje nove poslove modele podjetij, spodbuja inovacije ter razvoj.
Popis skupaj z analizo poslovnih procesov večinoma predstavlja prvi korak v življenskem ciklu optimizacije, reinženiringa oziroma upravljanja poslovnih procesov. V večini podjetij se prehod v procesno organiziranost izrazi v želji vodstva po »celoviti« prenovi poslovnih procesov, potem ko v podjjetju ugotovijo slabo učinkovitost poslovanja, neustreznost ali zastarelost informacijskega sistema in posledično izgubljanja kupcev in trga. Zastavljen projekt prenove pa se običajno začne in žal večinoma tudi konča pri popisu procesov ter izbiri ustreznega orodja za modeliranje poslovnih procesov.
Žal večina tovrstnih iniciativ sčasoma zbledi, ali pa so izvedene le parcialno, saj v podjetju ni ustreznih znanj za celovit pristop. Drugi vzroki za neučinkovitost procesne prenove "v lastni režiji" so tudi odstotnost kritičnega pogleda na organizacijo "od zunaj" in odstotnost sprotnega učinkovitega upravljanja s spremembami poslovnih procesov v podjetju. Ker se procesni model ne osvežuje ažurno in skladno s spremembami v poslovanju, procesni model kmalu postane nekakšno »mrtvo znanje« o procesih.
Pri analizi in optimizaciji poslovnih procesov upoštevamo pristope mednarodne organizacije IIBA, predvsem kot temeljni poslovno analitični koncept (BACCM), ki upošteva potrebe (need), deležnike (stakeholders), načrtovano vrednost (value planned), kontekst (context), rešitev (solution), spremembo (change) in doseženo vrednost (value realized).
Uporabljamo preverjene metodologije in smernice vitke organizacije (LEAN), ki pomaga organizacijam vzpostaviti vitkost v izvajanju poslovnih procesov in sicer v luči osredotočenosti na doseganje poslovnih ciljev in vrednosti za končne stranke in ostale deležnike. Na informacijskem področju pa ponovno uporabljamo IIBA pristope (poslovno analitična priprava projekta, projektne dobre prakse in dolgoletne izkušnje iz preko 50 izvedenih ERP prenov).
Poslovni procesi štejejo, saj kažejo na to, kako učinkovito dodajamo vrednost v poslovanje. Razumevanje, kako upravljati s poslovni procesi so ključna znanja poslovnih in procesnih analitikov, procesnih arhitektov in upravljalcev poslovnih procesov.
Procese moramo spremeniti na način, ki bo doprinesel k dodani vrednosti za vse deležnike: stranke, zaposlene in lastnike. Razumeti in poslovati moramo v skladu s tem spoznanjem.
Za doseganje vrhunskih rezultatov procesne prenove pa je potrebno poslovno in procesno uspešnost neprestano meriti. Med merili za uspeh inovacijskih učinkov so najbolj prisotne rezultatske metrike, kot so zadovoljstvo uporabnikov, prihranki in ROI. Z metrikami in KPI merimo optimalno izvajanje in upravljanje poslovnih procesov.
Poslovno okolje se neprestano spreminja. Nove tehnologije, zahteve kupcev, konkurenca in drugi dejavniki podjetja silijo v neprestano prilagajanje sprmembam v poslovnem okolju. Usmerjenost v procese pomeni osredotočanje in premišljevanje o aktivnostih, ki ustavrjajo vrednost za stranke in ukinjanje nepotrebnega dela, ki nima dodane vrednosti. Podjetjem pomagamo pri razvoju ustreznih kompetenc in uveljavitvi metodoloških pristopov. Da je organizacija sposobna neprestanega prilagajanja mora razviti ustrezne kompetence in uveljaviti ustrezne metodološke pristope, ki podjetjem v nadaljevanju omogoča razviti zmožnosti hitrega zaznavanja, prilagajanja in uveljavljanja procesnih sprememb v svoje poslovanje.
Analize in praksa kažejo, da so nevarnosti in tveganja pri IT projektih zelo velika in pogosta. Prav tako kažejo tudi, da se nekateri razlogi za neuspešen IT projekt pojavljajo na skoraj vseh, še posebej pa na kompleksnih projektih prenove poslovnih informacijskih sistemov. Vzroki za nauspeh so različni, od avtomatizacije napačnih poslovnih procesov, nesprejetja aplikacije s strani uporabnikov, vzpostavitve in potenciranja nerealnih pričakovanj, iskanja "čarobnih" rešitev, popuščanja ponudnikom ter drugim pritiskom na odločitev.
Za uspešen potek in izvedbo projekta uvedbe ERP je ena od najpomembnejših faz v vseh projektnih metodologijah definicija obsega projekta, ki je osnova za proces iskanja in izbire ustrezne rešitve. Začne se z analizo obstoječega stanja in pripravo funkcionalnih zahtev, ki morajo biti skladne z zahtevami poslovnega procesa. In kar je še bolj pomembno, s poslovnimi cilji organizacije. To fazo morajo voditi in usmerjati izkušeni svetovalci, ki morajo razumeti poslovni proces in imeti izkušnje pri delu z ljudmi.
