Analiza poslovnih procesov

Pri analizi in optimizaciji poslovnih procesov upoštevamo pristope mednarodne organizacije IIBA, predvsem kot temeljnji poslovno analitični koncept (BACCM), ki upošteva potrebe (need), deležnike (stakeholders), načrtovano vrednost (value planned), kontekst (contex), rešitev (solution), spremembo (change) in doseženo vrednost (value realized).

Uporabljamo preverjene metodologije in smernice vitke organizacije (LEAN), ki pomaga organizacijam vzpostaviti vitkost v izvajanju poslovnih procesov in sicer v luči osredotočenosti na doseganje poslovnih ciljev in vrednosti za končne stranke in ostale deležnike. Na informacijskem področju pa ponovno uporabljamo IIBA pristope (poslovno analitična priprava projekta, projektne dobre prakse in dolgoletne izkušnje iz preko 50 izvedenih ERP prenov). 

Običajno pristopimo k analizi poslovnih procesov v dveh korakih:

Prvi korak je odkrivanje poslovnih potreb, kjer definiramo vrednosti za stranke in deležnike v procesu. Ta zajema tako poslovni vidik (stranke, strategijo, deležnike), kot tudi informacijski vidik potreb za prenovo obstoječega stanja rešitve. Z identifikacijo in analizo deležnikov opredelimo zunanje in notranje deležnike ter njihov vpliv na projekt in obratno. Opravimo usmerjene pogovore z vsemi ključnimi nosilci poslovnih področij in pripravimo urejeno zbirko potreb/zahtev. Na osnovi tega lahko kasneje v naslednjih korakih priprave predlogov za spremembe pravilno predstavimo in utemeljimo nujnost (need) in motivacijske elemente (value) glede na vlogo posameznega deležnika in njihove koristi od prenove.

Naslednji korak je analiza oziroma določitev trenutnega stanja procesov in IT-ja z vidika dodajanja vrednosti. Ta je usmerjen v izdelavo podrobnejše sheme obstoječih procesov in odkrivanje dejavnikov, ki se nanašajo na kritične točke v izbranih podprocesih ter določitev aktivnosti usmerjenih v optimizacijo virov in presojo potreb po spremembi procesov. Pri tem upoštevamo usmeritve, ki jih z deležniki opredelimo v fazi odkrivanja. Izris procesov in podprocesov stanja AS-IS zajema arhitekturo procesov (kontekstni diagram, kam je proces umeščen, kaj so vhodi in izhodi), na mestih, kjer pa so potrebne podrobne analize pa podrobno analizo do nivoja tehnoloških postopkov (value stream mapping). Ključne aktivnosti tega koraka je tudi odkrivanje priložnosti in problemov, ki jih imajo obstoječi procesi in sicer tako v samem izvajanju, kot v ozkih grlih in med-organizacijskimi prehodi. Skozi kritične točke v procesih jasno prikažemom mesta izgub ter podrobneje opredelimo primarne vzroke za njihov nastanek. Ti vzroki slabijo samo optimizacijo in jih je v nadaljevanju potrebno odpraviti. S poudarkom na vitkosti izvajanja (LEAN) procese in kritične točke povežemo. Na koncu za vsako kritično točko opredelimo, kaj v povezavi s poslovnimi potrebami prinese njena odprava, prav tako pa bomo vzpostavili ključne metrike KPI, ki bodo po prenovi pokazali na uspešno odpravo teh kritičnih točk in na uresničevanje postavljenih ciljev iz faze odkrivanja.